Korisnici mogu izbrisati poruke e-pošte u bilo kom trenutku, namerno ili slučajno. To znači da će preduzeće izgubiti potencijalno važne podatke. Rešenje za arhiviranje e-pošte omogućava kompletno arhiviranje svih postojećih poruka e-pošte, kao i svih budućih dolaznih i odlaznih poruka.
Količina podataka raste iz godine u godinu, zahtevajući sve više resursa kako bi podaci ostali sigurni i dostupni. Arhiviranje poruka e-pošte predstavlja efikasan način ograničavanja tih troškova. Povraćaj investicija (ROI) se generalno postiže u kratkom vremenskom periodu.
Univerzalan pristup informacionom resursu e-pošte značajno poboljšava produktivnost unutar poduzeća, jer korisnici mogu na razne načine pristupiti arhivi i brzo pregledati poruke elektronske pošte zahvaljujući izuzetno moćnoj funkciji pretraživanja celog teksta poruke.
Preduzeća se suočavaju sa izazovom usklađivanja poslovanja sa rastućim brojem propisa za e-poštu. Oni moraju da arhiviraju poruke e-pošte na centralizovan i integrisan način, da ih zaštite od neovlašćenog pristupa u propisanom vremenskom periodu, kao i da osiguraju da se poruke u svakom trenutku mogu ponovno pronaći.
Čak i kada serveri e-pošte nisu dostupni, svaki korisnik može kroz arhivu pristupiti svim porukama e-pošte. U bilo kom trenutku se bilo koja poruka iz arhive može preuzeti u standardnim formatima. Ovo obezbeđuje dugoročnu nezavisnost sistema, čak i od samog MailStore servera.
