Uporabniki lahko kadarkoli izbrišejo elektronska sporočila, namerno ali pomotoma. Za podjetje to pomeni izgubo pomembnih podatkov. Rešitve za arhiviranje elektronske pošte omogočajo popolno arhiviranje vseh obstoječih sporočil podjetja, kot tudi vso vhodno in izhodno pošto v prihodnosti.
Količina podatkov se veča iz leta v leto, zato je potrebnih vedno več virov, ki bodo zagotavljali njihovo varnost in dostopnost. Arhiviranje je efektiven način kako držati stroške pod nadzorom. Premestitev elektronskih sporočil v arhiv prinaša mnoge prednosti, nižji stroški in manjša pomnilniška kapaciteta so zgolj primeri. Povrnitev naložbe je na splošno dosežena v zelo kratkem časovnem obdobju.
Univerzalen dostop do informacij v elektronskih sporočilih lahko znatno izboljša produktivnost znotraj podjetja, saj lahko uporabniki dostopajo do arhiva na različne načine in imajo omogočeno hitro brskanje z uporabo full-text iskalnika.
Podjetja se soočajo s številnimi izzivi, saj mora biti njihovo poslovanje skladno z vse višjim številom uredb. Zato je potrebno sporočila arhivirati na centraliziran, celovit in varen način za določeno časovno obdobje ter zagotoviti, da so ponovno dostopna v kateremkoli trenutku.
Tudi ko so strežniki za spletno pošto nedostopni, vsi zaposleni znotraj podjetja lahko dostopajo do elektronskih sporočil preko arhiva. Vsa elektronska sporočila se lahko kadarkoli obnovijo iz arhiva v standardnih formatih. To zagotavlja neodvisnost na dolgi rok, celo pred MailStore strežnikom samim.
